Controlar o financeiro de sua empresa não é uma tarefa assim tão fácil, convenhamos, porém com métodos práticos e um software bem estruturado que lhe ajude a manter o controle de suas transações é possível fazer isso de forma precisa.

Um dos processos que mais deixam dúvidas são os adiantamentos, e esse texto irá tentar lhe ajudar a entender um pouco melhor a forma de fazê-los com mais praticidade.

Imagine a seguinte situação: uma indústria possui um grande volume em produção e oferece à sua empresa a oportunidade de comprar essa produção de forma antecipada. Porém, é necessário realizar o pagamento antecipadamente para receber a mercadoria posteriormente.

A princípio, é uma ótima oportunidade, certo? De fato é, o problema é que muitas vezes as empresas não conseguem controlar os adiantamentos feitos aos fornecedores, por diversos motivos: falta de um sistema para controle financeiro, dificuldade na conciliação dos títulos e no controle da entrada.

Então, como aliviar e solucionar essas dificuldades?

Criar e controlar adiantamentos e a parte: para controlar os adiantamentos ao fornecedor de forma segura e ágil é preciso separar esta etapa do processo de contas a pagar comum. Crie o título em uma conta exclusiva e controle os pagamentos como se fossem uma conta corrente. No momento que é realizado o pagamento será considerado como um "débito" da conta.

Controlar os títulos do fornecedor: quando chegar a hora de receber a mercadoria compra antecipadamente, a empresa receberá a NF e os boletos referentes a ela. É preciso ter cuidado para não pagar esse título novamente, ou seja, selecione esses títulos e faça a conciliação/abatimento do título original do adiantamento e controle o saldo do mesmo.

Controlar o recebimento da mercadoria: é comum não receber toda mercadoria de uma vez e realizar o controle do que foi comprado e do que foi recebido é essencial. É importante lembrar que essa é uma responsabilidade do cliente.

Controlar os adiantamentos realizados: ocorre de ser realizado um adiantamento e já existir contas a pagar, referente a outras compras, para esse fornecedor. Verifique se você pode fazer abatimento do adiantamento no contas a pagar ao mesmo.

Contabilizar os adiantamentos: os adiantamentos devem ser feitos em vários momentos. O primeiro é quando o adiantamento é realizado, posteriormente, quando os títulos chegam com a mercadoria, sempre levando em conta as contas contábeis dessa operação, que são distintas, de acordo com cada movimento.

Além de uma compra antecipada da indústria, o adiantamento pode acontecer em diversas situações, como importação de mercadoria, compra de matérias-primas, compra de imobilizado etc.

O controle equivocado dessa operação pode acarretar grandes prejuízos para a sua empresa e, por isso, um sistema de gestão é de extrema importância para ajudar neste processo.